POLITYKA PRYWATNOŚCI
Wypełniając obowiązki wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania i ochrony Państwa danych osobowych.
Informacje zawarte w Polityce prywatności pomogą zrozumieć, jakie dane osobowe zbieramy i przetwarzamy, w jakim celu są one wykorzystywane oraz jakie przysługują Państwu prawa w związku z ochroną danych osobowych.
KTO JEST ADMINISTRATOREM PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH:
Administratorem Państwa danych osobowych jest Sundog S.A. z siedzibą w Białymstoku, ul. Warszawska 14 lok. 3, 15-063 Białystok (dalej jako ADO lub Sundog).
W JAKI SPOSÓB MOŻNA SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z ADO:
Mogą Państwo skontaktować się z ADO:
1) za pomocą e-maila: contact@sundog.games
2) drogą pocztową: ul. Warszawska 14 lok. 3, 15-063 Białystok.
W JAKIM CELU ORAZ NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ ADO PRZETWARZA PAŃSTWA DANE OSOBOWE ORAZ JAK DŁUGO SĄ ONE PRZECHOWYWANE:
I. Informacja przeznaczona dla Klientów i Kontrahentów ADO:
Jeżeli mają Państwo zawartą z ADO umowę, w szczególności umowę sprzedaży, umowę współpracy, umowę świadczenia usług to ADO przetwarza Państwa dane w celu, na podstawie prawnej oraz przez okres wskazany poniżej:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| Zawarcie i realizacja Umowy z ADO | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Okres obowiązywania Umowy |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Okres równy terminowi przedawnienia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o świadczenie usług – co do zasady 6 lat i/lub 3 lata, a umowy sprzedaży – co do zasady 2 lata Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego Wskazany wyżej okres może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do ostatecznego zakończenia prowadzonego postępowania lub realizacji obowiązków i uprawnień wynikających z wydanego rozstrzygnięcia |
| Spełnienie przez ADO obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi | Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa, tj. okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
II. Informacja przeznaczona dla pracowników/współpracowników Klientów lub Kontrahentów ADO:
Jeśli są Państwo pracownikiem/współpracownikiem Klienta lub Kontrahenta ADO, np. występują Państwo w charakterze przedstawiciela Klienta lub Kontrahenta ADO, jako osoba wyznaczona do kontaktu lub osoba upoważniona do dokonywania określonych działań w imieniu Klienta lub Kontrahenta, w tym czynności wynikających z zawartej przez Klienta lub Kontrahenta z ADO umowy to ADO przetwarza Państwa dane w celu, na podstawie prawnej oraz przez okres wskazany poniżej:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| Realizacja umowy zawartej przez Sundog z podmiotem, w którego imieniu Pani/Pan występuje, co stanowi uzasadniony interes prawny ADO | art. 6 ust. 1 lit. b, f RODO | Okres obowiązywania umowy, przez który działa Pani/Pan jako przedstawiciel kontrahenta/ klienta Sundog |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Okres równy terminowi przedawnienia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o świadczenie usług – co do zasady 3 lata i/lub czynów niedozwolonych Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego Wskazany wyżej okres może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do ostatecznego zakończenia prowadzonego postępowania lub realizacji obowiązków i uprawnień wynikających z wydanego rozstrzygnięcia |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, jeśli Pani/Pana dane były podane w umowie lub innych dokumentach związanych z realizacją przez ADO obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisach podatkowych i o rachunkowości | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi | Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa, tj. okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
III. Informacja przeznaczona do osób zainteresowanych ofertą ADO:
Jeśli są Państwo zainteresowani ofertą ADO lub podmiot, w którego imieniu lub na którego rzecz Państwo działają jest zainteresowany ofertą ADO to ADO przetwarza Państwa dane w celu, na podstawie prawnej oraz przez okres wskazany poniżej:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/ przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| Przedstawienie zamówionej oferty i prowadzenie korespondencji/rozmów związanych z przedstawioną ofertą | art. 6 ust. 1 lit. b - podjęcie działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie lub na żądanie podmiotu, w imieniu lub na rzecz którego Państwo działają / art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes ADO, którym jest przedstawienie zamówionej przez Państwa oferty | 1) Okres niezbędny do przedstawienia oferty i prowadzenia korespondencji/rozmów związanych z przedstawioną ofertą jednak nie dłużej niż do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych lub złożenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu (w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 2) Okres niezbędny do podjęcia czynności związanych z żądaniem przed zawarciem umowy (w przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami z uwzględnieniem okresów przedawnienia określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa |
IV. Informacja przeznaczona do osób kontaktujących się z ADO za pośrednictwem poczty elektronicznej
Jeśli kontaktują się Państwo z ADO lub osobami działającymi z ramienia ADO za pośrednictwem poczty elektronicznej to ADO przetwarza Państwa dane w celu, na podstawie prawnej oraz przez okres wskazany poniżej:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/ przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| Kontakt w związku z zapytaniem/zgłoszeniem złożonym za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego | art. 6 ust. 1 lit. b - realizacja umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie lub na żądanie podmiotu, w imieniu lub na rzecz którego Państwo działają art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes ADO, którym jest odpowiedź na Państwa zapytanie/zgłoszenie | 1) Okres niezbędny prowadzenia korespondencji/rozmów związanych z zapytaniem/zgłoszeniem jednak nie dłużej niż do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych lub złożenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu (w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 2) Okres niezbędny do wykonywania czynności związanych z realizacją umowy lub z żądaniem przed zawarciem umowy (w przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami z uwzględnieniem okresów przedawnienia określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa |
V. Informacja przeznaczona dla akcjonariuszy ADO oraz ich reprezentantów
Jeśli są Państwo akcjonariuszami Sundog lub ich Państwo reprezentują to ADO przetwarza Państwa dane w celu, na podstawie prawnej oraz przez okres wskazany poniżej:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/ przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| Realizacja obowiązków i uprawnień związanych z posiadaniem akcji ADO | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Okres posiadania akcji ADO |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami z uwzględnieniem okresów przedawnienia określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa |
| Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności Kodeksu spółek handlowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z innymi przepisami szczególnymi | Okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa w zakresie przechowywania dokumentacji związanej ze sprawami korporacyjnymi |
SKĄD ADO POZYSKUJE PAŃSTWA DANE OSOBOWE?
W większości przypadków ADO pozyskuje Państwa dane osobowe bezpośrednio od Państwa. W określonych sytuacjach ADO może pozyskać Państwa dane:
od podmiotu, w imieniu którego lub na rzecz którego Państwo działają (dotyczy w szczególności pracowników/współpracowników Klientów lub Kontrahentów ADO); przekazywanymi danymi są najczęściej imię, nazwisko, stanowisko służbowe, adres e-mail, numer telefonu;
ze źródeł powszechnie dostępnych, w tym z rejestrów działalności gospodarczej, takich jak KRS i CEiDG.
CZY MUSZĄ PAŃSTWO PODAWAĆ SWOJE DANE?
| Klienci i Kontrahenci | Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, ale jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Odmowa podania danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy lub jej realizacji. |
| Pracownicy/współpracownicy Klienta lub Kontrahenta/przedstawiciele Klienta lub Kontrahenta/osoby do kontaktu/osoby wykonujące czynności w imieniu Klienta lub Kontrahenta ADO | Jeżeli podają Państwo dane osobowe bezpośrednio ADO, ich podanie jest dobrowolne, ale potrzebne do realizacji przez ADO umowy na rzecz podmiotu, w imieniu którego Państwo występują. W przypadku niepodania danych realizacja umowy może być utrudniona. |
| Osoby zainteresowane ofertą ADO | Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przedstawienia Państwu oferty i prowadzenia komunikacji/rozmów związanych z przedstawioną ofertą. Brak podania danych będzie skutkował brakiem możliwości przedstawienia oferty. |
| Osoby kontaktujące się za pośrednictwem poczty elektronicznej | Podanie przez Państwa danych niezbędnych do udzielenia i odpowiedzi na zgłoszenie/pytanie jest warunkiem uzyskania odpowiedzi. Brak podania danych skutkować będzie brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie/pytanie. |
| Akcjonariusze oraz reprezentanci akcjonariuszy | Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji uprawnień oraz obowiązków akcjonariusza. W przypadku niepodania danych realizacja tych uprawnień przez akcjonariusza oraz wypełnienie przez ADO tych obowiązków będą niemożliwe. |
KTO MOŻE MIEĆ DOSTĘP DO DANYCH OSOBOWYCH:
Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć:
osoby upoważnione przez ADO do przetwarzania Państwa danych osobowych na polecenie ADO;
podmioty, którym ADO powierzył przetwarzanie danych osobowych, w tym:
dostawcy usług technicznych i organizacyjnych;
dostawcy usług prawnych i doradczych, w tym w przypadku dochodzenia roszczeń związanych z prowadzoną przez ADO działalnością gospodarczą i obrony przed roszczeniami;
inne podmioty, osoby lub organy – w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa,
z zastrzeżeniem, że udostępnienie Państwa danych ww. podmiotom odbywa się w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przy zachowaniu pełnych zasad związanych z ich bezpieczeństwem.
JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADO:
W związku z przetwarzaniem przez ADO Państwa danych osobowych przysługuje Państwu:
prawo dostępu do Państwa danych osobowych (art. 15 RODO);
prawo do sprostowania Państwa danych osobowych (art. 16 RODO);
prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1, z uwzględnieniem wyjątków określonych w przepisie art. 17 ust. 3 RODO;
prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych w przepisach art. 20 RODO;
prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, o ile przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody;
prawo do wniesienia skargi do organu zajmującego się ochroną danych osobowych (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku, gdy uznają Państwo, że ADO naruszył przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Dodatkowo z uwagi na fakt, że dane osobowe będą przetwarzane przez ADO do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu ADO, przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w w/w celu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.